Erfolgreiche Workshop Moderation: 5 Tipps, um die ungeteilte Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer zu erhalten

Mit Stille die ungeteilte Aufmerksamkeit sichern

Vor Corona habe ich sehr viel vor Ort moderiert und habe oft relativ große Gruppen durch eine Workshop Moderation geleitet. Da ist es mir immer wieder so ergangen, dass vor allem am Anfang oder nach einer Pause die Personen sehr unruhig und unkonzentriert waren. Sie haben sich untereinander noch über andere Dinge ausgetauscht, während ich bereits anfangen wollte oder bereits über das Thema gesprochen habe.

Um die ungeteilte Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erlangen, hat sich in solchen Situationen bewährt, dass ich einfach aufgehört habe zu sprechen oder gar nicht mit dem Workshop bzw. Meeting begonnen habe. Ich stand einfach mal ganz still da, habe in die Runde geschaut und gewartet, bis die Gruppe von selbst merkte „Oh, die Moderatorin ist schon da. Veronika möchten das Meeting oder den Workshop beginnen.“

Fast immer hat das 15-20 Sekunden gedauert und dann ist irgendeinem Teilnehmer aufgefallen, dass ich da schon stehe und in die Runde schaue. Und dieser Teilnehmer hat dann die anderen Teilnehmer, ohne dass ich das tun musste, dazu aufgefordert, ruhig zu sein, damit wir anfangen können.

Ungeteilte Aufmerksamkeit durch gezielte Ansprache

Dass sich Mitarbeiter während eines Meetings oder Workshops mit etwas anderem beschäftigen oder ein Gespräch mit einem Kollegen beginnen, kennst du vermutlich nur all zu gut. In meinen Workshop Moderationen nutze ich in solchen Fällen vor Ort ganz gerne einen Trick, um die ungeteilte Aufmerksamkeit zu bekommen: Ich gehe einen Schritt auf den Störenfried zu. Meistens führt das dazu, dass die Person darauf reagiert, sich entschuldigt und dann wieder aufmerksam zuhört.

Für Remote-Moderationen und vor allem in Gruppen, die mich noch nicht kennen oder nicht so gut kennen, habe ich mir angewöhnt, relativ am Anfang von dem Meeting oder dem Workshop namentlich Personen aufzurufen. Ich fordere sie dazu auf, zu etwas Stellung zu nehmen oder eine Frage von mir zu beantworten. Ich habe festgestellt, wenn ich willkürlich eine Person auswähle und diese aufrufe, dann wissen automatisch alle anderen: „Oh, ich muss aufpassen. Es ist nicht möglich in diesem Workshop oder diesem Meeting etwas anderes zu tun, sonst werde ich aufgerufen und blamiere mich, weil ich nicht weiß, wo wir waren oder was die Frage war.“ Eine einzelne Person aufzurufen hat also einen positiven Gruppeneffekt. Ähnlich vielleicht wie in der Schule früher, dass man vom Lehrer aufgerufen wurde, wenn man geratscht hat.

Wie du mit gezielter Expertenansprache die Interaktion während deiner Workshop Moderation förderst

Um mehr Interaktion in ein Meeting oder eine Workshop Moderation zu bringen rufe ich auch immer wieder ausgewählte Personen auf. Zum Beispiel frage ich den Product Owner oder Produktmanager, ob er eine Funktion vorstellen möchte. Oder ich frage einen Experten, ob er zu etwas Stellung nehmen möchte und quasi seine Expertise zur Verfügung stellen möchte. Ich versuche, das charmant zu formulieren und die Expertise in den Vordergrund zu rücken. Und dann kommt auch nicht an, ihr müsst alle Angst haben und aufmerksam sein, weil ich euch aufrufe. Sondern ich sage dann z.B. „Lieber xy als Product Owner bist du der beste, der das Feature erklären kann. Möchtest du das für unsere Gruppe kurz tun?“

Damit ist die Person auch so ein bisschen gebauchgepinselt, weil ihre Expertise in den Vordergrund gerückt wird. Diesbezüglich habe ich die Erfahrung gemacht, fast jeder stellt den anderen gerne seine Expertise zur Verfügung.

Teilnehmer einbeziehen fördert die ungeteilte Aufmerksamkeit besonders in großen Gruppen

Das ist auch schon eine super Überleitung zu dem nächsten Tipp, den ich für dich habe: Ich versuche stets, gerade in größeren Gruppen, die Teilnehmer mit einzubeziehen und ganz viel Interaktion mit ihnen zu haben. Und auch die Interaktion zwischen den Teilnehmern anzuregen. Ich habe festgestellt, wenn die Teilnehmer aktiv sind, wenn sie diskutieren können, dann macht es ihnen auch Spaß. Dann bekomme ich ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Es fühlt sich für sie dann nicht wie ein Vortrag und eine Beschallung von vorne an, sondern sie sind quasi in das Thema eingebunden, können ihren Beitrag zum Thema leisten und sind somit ganz automatisch bei der Sache.

Gestresste Teilnehmer in der Workshop Moderation charmant abholen

Manchmal geht’s mir auch so, dass die Teilnehmer vor meinem Meeting oder vor meinem Workshop in einem anderen Meeting waren und dieses entweder überzogen wurde oder sie ganz kurz vor meinem Meeting oder Workshop erst rauskamen und gar keine Pause dazwischen hatten. Im schlimmsten Fall konnten sie sich vielleicht nicht mal einen neuen Kaffee holen. Und manchmal hatten sie den ganzen Vormittag oder den ganzen Nachmittag noch keine Möglichkeit, mal kurz ums Eck zu gehen.

Sowas merke ich als Moderator daran, dass die Gruppe zu Beginn meines Workshops sehr unruhig ist oder die Teilnehmer erst nach und nach und mit großer Verspätung eintrudeln Klar, in gewisser Weise ist es natürlich nervig für dich als Moderator. Ich habe jedoch die Erfahrung gemacht, es bringt gar nichts, wenn ich dann genervt bin. Das färbt nur wieder auf die Motivation der Gruppe ab. Deswegen bin ich dazu übergegangen, auch da charmant zu formulieren und empathisch zu sein und sage dann oft am Anfang meines Meetings: „Ich nehme wahr, ihr seid gestresst und habt vielleicht noch nicht so viel Pause gehabt oder euer letztes Meeting wurde überzogen. Wollt ihr eine kurze Pause machen? Sollen wir in 5 Minuten starten?“ Oder manchmal mache ich auch ein Aktivierungsspiel, mit dem ich die Teilnehmer einfach mal aus ihrem Büroalltag rausreiße gedanklich und was ganz anderes machen lasse. Gerade wenn ich die Kreativität von Teilnehmern für einen Workshop benötige, eignet sich das ganz gut.

Manchmal stelle ich auch fest, die Teilnehmer sind so gestresst von dem Gerenne von Meeting zu Meeting, gerade wenn ich nachmittags einen Termin mit Ihnen habe, dass ich weiß, wenn ich da jetzt einsteigen würde einfach so, dann käme nicht viel dabei raus. Dann kämpfe ich nur gegen die Gruppe an. Die Teilnehmer sind ja in der Regel nicht absichtlich unkonzentriert oder zu spät und meinen das nicht böse. Sie können einfach nicht mehr hundertprozentig dabei sein, weil ihre Konzentration es nicht mehr zulässt. Wenn ich das merke, habe ich auch schon gute Erfahrung gemacht, wenn ich ihnen dann eine kleine meditative Übung anbiete und sage: „Wir machen jetzt eine Atemübung, um mal kurz zur Ruhe zu kommen und dann mit frischem Kopf wieder dabei zu sein.“

Zusammenfassung

Zusammenfassend kann ich sagen, dass es immer hilfreich ist, Empathie gegenüber dem anderen zu zeigen und sich mal kurz in seine Lage hineinzuversetzen. Die meisten Teilnehmer sind nicht absichtlich unaufmerksam, sondern einfach, weil der Tag stressig ist und sie andere Dinge im Kopf haben. Mit den oben genannten Tipps kannst du den Teilnehmern empathisch und dezent einen Hinweis zu ihrem Verhalten geben und gleichzeitig die ungeteilte Aufmerksamkeit dir gegenüber während deiner Workshop Moderation einfordern.

Ich wünsche dir viel Erfolg dabei!

Deine