Wie du effizient und einfach großartige Workshops aufbaust

Im vergangenen Jahr habe ich innerhalb unseres Geschäftsbereichs eine monatliche Plattform für den Austausch zwischen Agile Team Coaches / Scrum Mastern ins Leben gerufen. Kürzlich fand wieder eines dieser inspirierenden Treffen statt, bei dem wir uns intensiv über die aktuellen Herausforderungen in unserem beruflichen Alltag ausgetauscht haben. Insbesondere diejenigen unter uns, die noch nicht so viel Erfahrung in der Moderation von Workshops sammeln konnten, äußerten Unsicherheiten dabei, wie sie effektiv einen Workshop aufbauen können.

In diesem Zusammenhang erzählte ich, dass ich in den letzten Jahren ca. 70% meiner Arbeitszeit damit verbracht habe, Workshops zu moderieren oder vorzubereiten. Daraufhin wurde ich gebeten, mein Vorgehen näher vorzustellen und den Kollegen ein paar Tipps zu geben. Diese möchte ich gerne auch hier mit dir teilen.

Noch kurz als Definition vorab: Unter Workshop verstehe ich ein Format, das interaktiv ist, in dem ich als Moderator mit einer Gruppe von Personen in Interaktion trete und mich mit ihnen austausche. Gemeinsam erarbeiten wir etwas. Ob du das jetzt Seminar, Training, Workshop oder Schulung nennst, ist eigentlich völlig egal. Alles, was ich dir heute mitgeben möchte, kannst du auf all diese Formate anwenden.

Der zweite Hinweis: Ich habe zwar angeteasert, dass die Idee für diesen Artikel von Agile Team Coaches und Scrum Mastern kam. Da ich jedoch glaube, dass dieses Thema für eine breitere Leserschaft von Interesse ist, habe ich beschlossen, meine Erkenntnisse in einem Blogbeitrag zu teilen.

Ich werde heute nicht im Detail auf spezielle Workshop-Formate eingehen, sondern ich möchte versuchen, allgemeingültig zu bleiben. Folgendes möchte ich dir zeigen:

• Wie kommst du zu einem schlüssigen und effizienten Workshopkonzept?
• Wie erstellst du einen hilfreichen Moderationsleitfaden?
• Wie planst du deine Vorgehensweise?

Jeder, der mich näher kennt, weiß, dass ich jemand bin, der immer wieder versucht zu optimieren. Der die eigene Arbeit und eigene Vorgehensweise auch immer wieder in Frage stellt, nochmal verfeinert, viel darüber nachdenkt und reflektiert. Und genau das habe ich mit der Vorgehensweise, die ich dir heute vorstellen möchte, auch gemacht. In den letzten Jahren habe ich immer wieder Neues ausprobiert und diese Vorgehensweise immer wieder verbessert. Dennoch möchte ich dich ermutigen, das nur als MEINE Vorgehensweise zu sehen. Nimm es als Leitfaden und als Anregung für dich, aber nicht als etwas in Stein Gemeißeltes. Natürlich musst du dich hinterfragen: Wer bist DU als Moderator? Wie siehst DU dich in der Rolle als Moderator? Und was passt zu deiner Persönlichkeit im Vorgehen?

Warum die Rahmendetails den Schlüssel zum Erfolg darstellen

Lass uns gleich mal in die Inhalte einsteigen: Was mache ich denn jetzt als Erstes, wenn es darum geht, einen Workshop vorzubereiten? Ganz ehrlich, das wird dich jetzt wahrscheinlich verwundern. Ich beginne NICHT mit den Inhalten. Bei mir beginnt jede Vorbereitung mit der Klärung von einigen Rahmenbedingungen. Dazu nehme ich mir ein Word-Dokument oder manchmal auch OneNote zur Hilfe. Das kommt ein bisschen darauf an, für wen ich den Workshop moderiere. Bei allen Kunden, die ich langfristig betreue, dokumentiere ich die einzelnen Aktivitäten in OneNote, sodass ich eine gute Übersicht über alle Workshops für diesen Kunden habe. Dadurch kann ich auch gut sehen, wie die Workshopziele von Workshop zu Workshop aufeinander aufbauen. In diesem Fall entstehen die Workshops-Leitfäden auch in OneNote.
Wenn ich dagegen einen einzigen Workshop für einen Kunden moderiere, erstelle ich den Leitfaden in einem Word-Dokument.

Als aller erstes schreibe ich in dieses Dokument als Überschrift „Workshop“. Dann den Titel des Workshops. Also z.B. „Anforderungs-Workshop für Kunden XY“. Bevor ich dann weitermache, führe ich in der Regel mit dem Kunden bzw. mit meinem Auftraggeber ein Gespräch. In diesem Gespräch versuche ich verschiedene Dinge zu klären. Ich nenne das „Rahmenbedingungen klären“. Da geht es mir z.B. um die Teilnehmerzahl: Wie viele Personen habe ich denn dabei in diesem Workshop? Je nach Gruppengröße muss ich nämlich von der Didaktik und den Methoden her eine ganz andere Vorgehensweise wählen, teilweise auch andere Tools verwenden.

Danach kläre ich die Zielgruppe: Wer ist in meinem Workshop dabei? Ist es ein Software-Entwicklungsteam z.B. mit einem Product Owner und verschiedenen Software-Entwicklern, vielleicht auch Hardware-Entwicklern, vielleicht Testern? Bei Anforderungs-Workshops habe ich oft auch Vertreter aus verschiedenen Fachbereichen und aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen dabei. Da versuche ich so spezifisch wie irgendwie möglich zu klären, welche Rollen und Funktionen die Teilnehmer haben. Gerne auch welcher hierarchischen Ebene sie angehören. Habe ich z.B. den Praktikanten dabei oder habe ich den Fachexperten oder den Abteilungsleiter vor mir? Oder ist es eine bunt gemischte Gruppe?

Außerdem frage ich auf jeden Fall nach, ob sich die Teilnehmer untereinander schon kennen, ob sie schon mal miteinander gearbeitet haben, ob sie wissen, wer welche Rolle hat.

Ebenfalls ganz wichtig zu klären: Soll ich diesen Workshop vor Ort durchführen oder machen wir einen Remote-Workshop? Wenn es ein Remote-Workshop wird, frage ich ab, in welchen Tools die Teilnehmer so unterwegs sind. Ich bin ja im Konzern tätig, da braucht man für manche Tools vorher eine Berechtigung. Und da frage ich dann z.B. ab, ob sie schon mal in dem Kollaborationstool Miro gearbeitet haben, ob sie da schon registriert sind oder noch nicht.

Ein weiterer sehr wesentlicher Punkt ist die Dauer. Wie lange darf der Workshop sein? Wie lange hat mein Kunde dafür Zeit? Die Inhalte, die möglich sind, hängen ganz stark von der Dauer ab. Bei drei Stunden muss ich einfach ganz anders vorgehen wie bei sechs. Da vielleicht schon vorab ein Tipp: Ein Workshop beginnt bei mir immer erst ab zweieinhalb bis drei Stunden. Vorher macht ein Workshop einfach keinen Sinn. Das wirst du nachher noch feststellen, wenn ich dir das weitere Vorgehen erkläre.

Wenn du im Konzern arbeitest oder in einem größeren Unternehmen, dann spielt häufig auch die Sprache eine Rolle. Also frag vorher ab: Kannst du auf Deutsch moderieren oder bewegst du dich im internationalen Kontext und alles findet auf Englisch statt? Ich mache die Vorbereitung dann auch immer schon in der jeweils gewünschten Sprache.

Und zu guter Letzt: Welche Uhrzeit ist die Beste? Das stimme ich gerne mit dem Kunden ab. Gerade im internationalen Kontext achte bitte darauf, in welchen Zeitzonen die Teilnehmer arbeiten. Wenn du z.B. indische Kollegen dabei hast, solltest du einen Workshop möglichst am Vormittag stattfinden lassen und nicht am Nachmittag. Sonst geht es für die indischen Kollegen sehr spät in den Abend hinein. Wenn das Zeitfenster für die Teilnehmer nicht passt, dann merkst du das schnell an der Motivation und damit auch an den Ergebnissen.

Das waren jetzt die wesentlichen Punkte, die ich kläre, bevor ich anfange, den Workshopinhalt vorzubereiten.

Manchmal hast du nicht die Möglichkeit, mit deinem Auftraggeber all das in dem Gespräch zu klären. Dann nehme ich mir trotzdem die Zeit und kläre das für mich so gut wie ich es kann. Egal, ob im Gespräch oder für mich, ich schreibe diese Punkte immer auf. Das ist der erste Block, der bei mir im Leitfaden unter der Überschrift kommt.

Workshopziele im Fokus

Wenn ich dann alle Rahmenbedingungen geklärt habe, mache ich mir als nächstes Gedanken zu meinen Workshopzielen. Auch diese notiere ich mir. Im besten Fall habe ich da die Möglichkeit, meine Kunden zu fragen:

• Was stellt er sich denn vor?
• Hat er bestimmte Erwartungen?
• Hat er selbst vielleicht bestimmte Ziele?
• Was möchte er mit diesem Workshop erreichen?

Meistens muss ich das aber noch mal aus meiner Expertise mit dem Kunden nachschärfen.

Egal, ob ich so ein Kundengespräch habe oder ob ich komplett frei bin oder mir das alles selber ausdenken muss: Unter meinen Rahmenbedingungen steht in meinem Dokument „Workshopziele:“ und dann mache ich mir Stichpunkte dazu.

Die ultimative Checkliste für die perfekte Ausrüstung vor Ort und im Remote-Kontext

Wenn ich das habe, dann kommt als nächstes eine Packliste. Da schreibe ich erstmal nur als Überschrift „Packliste:“. Die fülle ich dann nach und nach, wenn ich die Inhalte ausarbeite. Ganz wichtig – habe ich festgestellt – ist so eine Packliste, wenn du einen Workshop vor Ort machst. Dann packe ich in der Regel eine kleine Kiste mit Papier, mit Stiften, mit meinem Workshop-Leitfaden, manchmal auch noch mit einem Ball oder was ich halt integrieren möchte.

Hilfreich ist eine Packliste aber auch im Remote-Kontext. Z.B. wenn du noch nicht alles ausgearbeitet hast. Ich schreibe dann alles auf, was ich an Spielen, Präsentationsmaterialien, etc. noch ausarbeiten muss. So kann ich übersichtlich abhaken.

Erfolgreicher Workshop-Start: Die 3 entscheidenden Elemente für einen effektiven Einstieg

Und jetzt geht’s wirklich an die Workshop-Inhalte 😊:

Jeder meiner Workshop-Leitfäden beginnt mit der Nummerierung „1. Einstieg“. Für den Einstieg kalkuliere ich grundsätzlich, egal wie groß das Team ist, 15 bis 20 Minuten. Ich erkläre dir ganz kurz, was für mich Einstieg heißt bevor ich darauf eingehe, warum so lange. In dem Einstieg stelle ich als erstes immer die Workshop-Ziele vor. Deswegen ist es super hilfreich, wenn du dir das schon vorher überlegt hast. Stell dir vor, du bist selber Teilnehmer in deinem Workshop. Du weißt in den ersten Minuten, worum es gehen wird und warum gerade du eingeladen bist. Ich hatte es durchaus auch schon bei größeren Workshops, dass Leute gesagt haben: „Ich bin von meinem Chef geschickt worden. Aber ich glaube, ich bin hier die falsche Zielgruppe.“ Oder „Da kann ich gar nichts dazu beitragen. Danke, dass du das Ziel schon so früh genannt hast. Ich gehe.“ Das ist dann auch völlig in Ordnung. Daher sollte das Workshopziel am Anfang klar sein, damit du und die ganze Gruppe auf dieses Ziel effektiv und effizient hinarbeiten könnt.

Wenn es sich jetzt um eine Gruppe handelt, die du vorher noch nie moderiert hast, dann stelle ich mich auch immer kurz vor und erzähle ein paar Sätze über mich und meinen Hintergrund. Zudem erkläre ich kurz, warum gerade ich für diesen Kunden diesen Workshop moderiere.

Als dritten Punkt stelle ich die Agenda und die Vorgehensweise ganz grob vor. Dazu habe ich grundsätzlich eine Folie. Je nachdem natürlich, in welchem Tool du arbeitest, kann das ein Miro Frame sein oder eine PowerPoint-Folie oder im Vor-Ort-Kontext ein Flipchart, auf dem einfach die Agenda draufsteht.

So, jetzt noch kurz etwas zum Thema Zeit: Ich habe gesagt, ich kalkuliere dafür – egal welche Gruppengröße – 15 bis 20 Minuten ein. Warum mache ich das? Ich habe festgestellt, die meisten Leute hüpfen von Meeting zu Meeting und haben dazwischen kaum eine Pause. Ganz oft kommt es deswegen vor, dass sie zu spät in das nächste Meeting oder in meinen Workshop kommen. In der Regel, gerade bei größeren Workshops, braucht es 10 Minuten, bis alle wirklich da sind und ihren Rechner einsatzbereit haben und ich überhaupt anfangen kann. Zusätzlich kalkuliere ich dann noch zwischen fünf und acht Minuten ein – je nachdem, ob ich mich vorstellen muss oder nicht – um das alles zu zeigen und gegebenenfalls auch mit den Teilnehmern zu prüfen, ob die Technik funktioniert bei ihnen. Also z.B. ob sie auf das Miro-Board auch Zugriff haben. Wenn nicht, kann ich ihnen noch helfen, ohne schon gleich in den ersten Minuten hinter meiner Zeit zu sein.

Effektives Feedback und Zeitmanagement im Workshop

Wenn ich dann den Einstieg auf meinem Dokument stehen habe, gehe ich nicht etwa in den Inhalt rein, sondern ich schreibe auf, wann der Workshop endet. Also wirklich die Zeitangabe. Von dieser Uhrzeit aus kalkuliere ich dann 15 bis 20 Minuten weg für eine Feedbackrunde. Bei der Feedbackrunde kommt es immer ein bisschen darauf an, wie groß die Gruppe ist, welches Tool du einsetzt, ob du jeden sprechen lassen möchtest. Es hat sich bei mir bewährt, nicht unter 15 Minuten zu kalkulieren. In dieser Feedbackrunde greife ich auch noch mal das Workshop-Ziel auf. Nicht immer nenne ich es nochmal. Aber die Fragen, die ich stellen und die Antworten, die ich haben möchte, haben immer irgendwas mit dem Ziel zu tun. Schließlich möchte ich am Ende wissen: Bin ich zum Ziel gekommen in meinem Workshop? Habe ich mein Workshop-Ziel wirklich erreicht?

Das Dritte, was ich dann noch kalkuliere, sind die Pausen. Da hat sich bewährt, wenn du über zwei Stunden Workshop hast, ich sag mal ab 3 Stunden, dass du auf jeden Fall in der Mitte 10 Minuten Pause machst. Wenn ich dann den Einstieg, das Ende mit der Feedbackrunde und die Länge der Pause kenne, dann kann ich diese Zeiten zusammenzählen und von meiner Workshop-Länge abziehen. So weiß ich ganz genau, wie viel Zeit ich noch für den Inhalt habe.

Die Bedeutung von Zeitangaben für eine effektive Moderation

Jetzt kann ich zu guter Letzt den eigentlichen Inhalt planen. Hierfür hat sich bewährt, dass ich mir stichpunktartig aufschreibe, wie ich vorgehen möchte. Das Vorgehen fasse ich zudem mit einer kurzen Überschrift zusammen, die das Ziel nennt. Also z.B. „Warm-up-Game zum Kennenlernen“. Danach kommen ein paar Stichpunkte, wie ich vorgehen möchte und welches Spiel ich dafür ausgewählt habe. Oder „Brainstorming / Bewertung des bestehenden Prozesses XYZ“ und danach auch wieder ein paar Stichpunkte.

Das kann natürlich, je nachdem, welche Workshop-Ziele du hast, beliebig lang oder kurz ausfallen.

Wenn ich mir die Inhalte und mein Vorgehen überlegt habe, dann schreibe ich mir auch immer gleich in Klammer hinter diese Überschrift die Zeitangaben. Ich versuche abzuschätzen, wie viel Zeit benötige ich für diesen Punkt. Wie viel Zeit benötige ich z.B. für ein Brainstorming oder ein Warm-Up-Game oder für die Bewertung von einem Prozess? Deswegen ist es so unglaublich wichtig, die Rahmenbedingungen zu kennen. Denn die Zeitangabe hängt ganz entscheidend von der Größe der Teilnehmerzahl ab. Wenn du zum Beispiel 5 bis 7 Teilnehmer hast, dann ist es sinnvoll, alle zu Wort kommen zu lassen und zu diskutieren statt Umfrage-Tools zu verwenden. Wenn du aber mit einer Gruppe von 15 bis 50 Teilnehmern arbeitest, dann ist es unmöglich, alle zu Wort kommen zu lassen. Dann musst du entweder ein paar rauspicken und Meinungen aufgreifen oder du arbeitest eben mit einer Umfrage und gehst dann auf die Ergebnisse ein. Das bedeutet von der Zeit her ganz andere Zeitfenster. Deswegen: Überlege dir immer:

• Was ist möglich bei der Größe der Gruppe?
• Welches Tool möchtest du dafür verwenden?
• Welche Methode?
• Wie viel Zeit benötigst du dann?

Hierfür noch ein Tipp: Kalkuliere nicht zu wenig! Gerade wenn du in kleineren Gruppen arbeitest, viel diskutierst und die Leute zu Wort kommen lässt, dann braucht das einfach Zeit. Wenn jeder was sagen soll, dann musst du mit mindestens einer Minute pro Teilnehmer rechnen und noch ein bisschen draufschlagen, weil ja nicht sofort der nächste übernimmt, sondern zwischen dem ersten und dem zweiten Sprecher immer eine kleine Pause ist.

Ich habe festgestellt, dass Moderatoren, die noch nicht so viel Übung haben, oft zu wenig Zeit kalkulieren. Plane dir lieber Puffer ein, sonst bist du von Anfang an gestresst und erreichst dein Ziel nicht. Das ist einfach immer doof. Das ist auch der Grund, warum ich hinter die Überschriften immer eine Zeitangabe mache. Zum einen natürlich, weil ich mich vorab schon damit beschäftige, wie lange ich für diesen Teil benötige. So kann ich einschätzen, ob das Vorhaben überhaupt in meinen Workshop passt oder nicht.

Wenn ich auf Auftrag moderiere, dann kommt es sehr häufig vor, dass der Kunde noch viel mehr möchte. Dann muss ich von meiner Expertise aus beraten, dass es nicht sinnvoll ist, noch drei weitere Punkte hinzuzunehmen, sondern dass man lieber qualitativ mehr Zeit in einen Punkt steckt und vielleicht noch einen Folgeworkshop macht.

Natürlich kommt es auch immer wieder vor, dass du in der Moderation feststellst, du benötigst doch länger, wie gedacht. Vielleicht weil du die Gruppe das erste Mal hast und nicht so richtig einschätzen konntest oder weil Personen dabei sind, die unglaublich viel reden und sich kaum stoppen lassen. Oder auch ganz häufig, weil einfach plötzlich noch andere Themen aufploppen, die dann erst noch geklärt werden müssen. Störungen haben quasi immer Vorrang.

Mir selber ging es jahrelang so, dass ich dann ziemlich gestresst war und immer wieder durchkalkuliert habe, während der Moderation: Wo stehe ich jetzt eigentlich? Wie viel bin ich im Verzug? Wie viele Minuten? Wo muss ich jetzt schneller moderieren? Wo muss ich vielleicht on-the-fly noch einen Punkt rausstreichen oder meinen Leitfaden, meine Vorgehensweise noch abändern? Bis ich dann draufgekommen bin: Veronika, ich könnte ja nicht nur die Dauer hinter die Überschrift schreiben, sondern auch eine Uhrzeit vor die Überschrift. Ich weiß ja, mein Workshop beginnt zum Beispiel um 9 Uhr. Dann steht da „9 Uhr: Einstieg (15 Minuten), 9:15 Uhr: Warm-Up-Game (20 Minuten), 9:35 Uhr: Vorstellung (20 Minuten)“ etc.

Wenn ich diese Uhrzeiten vor die Überschrift schreibe, dann weiß ich jederzeit während der Moderation, ob ich im Zeitplan bin oder in Verzug und wo ich gegeben Falls aufpassen sollte. Dann brauche ich nicht ständig nachzurechnen, sondern kann mich viel besser auf die Teilnehmer konzentrieren und auf das Moderieren. Deswegen mein Tipp: Wenn du das noch nicht machst, probiere das unbedingt mal aus und nimm dir die Zeit, das in Ruhe vorab zu notieren. Das hilft wirklich extrem!

So, das war mein Leitfaden. Ich wünsche dir viel Spaß und Erfolg beim Umsetzen und Ausprobieren der Tipps. Bis bald!

Deine