Fokus behalten im Büroalltag

Wie To-Do-Listen deinen Arbeitstag strukturieren und dir helfen, den Fokus zu behalten

Hallo. Schön, dass du da bist! An Tagen, an denen im Büro sehr viel los ist und du an sehr unterschiedlichen Themen und vor allem an vielen Themen arbeiten sollst, ist es manchmal gar nicht so einfach, den Fokus zu behalten. In solchen Fällen hilft mir dann eine To-Do-Liste. Du kannst morgens z.B. einfach hergehen und alles runter schreiben, was dir einfällt an Aufgaben. Das Medium, das du hierfür nutzt, ist relativ egal. Manche haben einen Notizblock, andere ein Notizbuch. Ich z.B. nutze Postits. Du kannst aber auch ein Whiteboard oder eine Tafel nutzen. Inzwischen gibt es auch zahlreiche digitale Tools, mit denen du deine Aufgaben managen kannst.

Für welche Aufgabenliste du dich auch immer entscheiden möchtest, wichtig finde ich, dass du sie über den Tag verteilt immer wieder einsehen kannst. Das hat den Vorteil, dass du dann immer wieder drauf schauen kannst und eben nicht den Fokus verlierst.

So vermeidest du Frustration

Manchmal weiß ich morgens auch noch gar nicht konkret, was ansteht. Nur, dass ich in vielen Meetings bin. Dann nehme ich mein Postits mit und schreibe während des Meetings oder danach die Aufgaben auf, die ich aus dem Meeting mitgenommen habe.

Gerade an Tagen, an denen du in sehr vielen Meetings bist, solltest du jedoch darauf achten, dass deine Aufgabenliste nicht zu lange wird. Sonst bist du am Abend vielleicht frustriert. Vor allem dann, wenn du den starken Willen hattest, diese Liste bis zum Abend abgearbeitet zu haben. Psychologisch gesehen sagt man, je größer der Wille war, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass du am Abend unzufrieden bist.

Mir hilft in solchen Fällen, eine Aufgabe in kleinere Aufgaben zu unterteilen. Weißt du, ein Konzept zu erstellen oder eine Präsentation vorzubereiten besteht ja z.B. aus mehreren Schritten. Im Falle der Präsentation könntest du z.B. an einem Tag die Recherche machen, am nächsten Tag die Bilder heraussuchen und am dritten Tag den Feinschliff vornehmen und die Präsentation einmal durchsprechen. Überlege am besten, in welche Schritte du deine größeren Aufgaben unterteilen kannst.

Wenn du die To-Do-Listen Methode eine Zeitlang praktizierst, bekommst du in der Regel auch schnell ein Gefühl dafür, wie viele Aufgaben du wirklich an einem Tag erledigen kannst. Du kannst dann den Kollegen sagen „Nein Stopp! Diese Aufgabe kann ich heute nicht mehr machen.“ Du musst ja nicht gleich sagen, gar nicht machen. Wenn du abschätzen kannst, wie lange du für die Aufgabe benötigst, kannst du mit Blick in deinen Kalender auch abschätzen, wann du es schaffen wirst, die Aufgabe zu erledigen und kannst dies entsprechend kommunizieren.

Wie du mit Fokusfragen deine Aufgaben priorisierst

Geht es dir manchmal so, dass du nicht weißt, mit welcher Aufgabe du starten sollst? In diesem Fall arbeite ich gerne mit Fokusfragen.

• Du kannst dich z.B. fragen, welche der Aufgaben auf deiner To-Do-Liste den größten Mehrwert für das Projekt oder das Produkt hat, an dem du gerade arbeitest.
• Eine andere Fokusfrage wäre, mit welcher Aufgabe du das schnellste Erfolgserlebnis feiern kannst.
• Du kannst dich auch fragen, welche Aufgabe dir am meisten Spaß macht. Denn wenn dir eine Aufgabe besonders viel Spaß macht, dann wirst du sie wahrscheinlich mit viel Energie und richtig gut erledigen und daher auch schnell Erfolgserlebnisse feiern können.
• Auch die Dringlichkeit kann ein Kriterium sein. Steht auf deiner Liste irgendeine Aufgabe, die auf gar keinen Fall bis morgen warten kann? Dann mach sie jetzt! In aller Regel bindet diese Aufgabe gerade deine Energie und wenn du sie nicht erledigt bekommst, wirst du am Abend höchstwahrscheinlich frustriert sein.

Wie du garantiert Erfolgserlebnisse schaffst

Immer wenn du nun eine Aufgabe abgearbeitet hast, streichst du sich durch. Dadurch generierst du zum einen über den Tag verteilt immer wieder ein kleines Erfolgserlebnis und zum anderen behältst du immer den Überblick, wo du gerade stehst. Am Ende des Arbeitstages ist die Liste im Optimalfall vollständig abgearbeitet. Wenn nicht, hast du dir wahrscheinlich zu viel vorgenommen 😉. Nehm dieses Feedback als Reflektionsmöglichkeit. Du bekommst so ein besseres Gefühl dafür, wie viele Tätigkeiten, wie viele Aufgaben du annehmen kannst.

Ich wünsche dir viel Erfolg beim Ausprobieren und dass du es mit diesen Tipps schaffst, den Fokus besser zu behalten.

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